唁电函分为私人和正式两类。在写法上其共同点是：只限于哀悼，不涉及其他内容。措词须表达出对死者的尊敬和悲痛的心情。内容简单明了直接，防止累赘。
但私人和正式唁电函也有区别，如私人唁电函侧重表达个人真实情感和伤感色彩，口语化一些；而正式唁电函则较庄重，格式较严谨，语言较规范。
在结构上，只须一个段落，篇幅要短。其内容包括：
提及某人逝世，并表示沉痛心情；
简述死者个人品格、贡献；
对死者亲人表示慰问。
对唁电函一般应给予简单答复。包括确认收到唁电函，对对方的哀悼和同情表示感谢。
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